Daarna, instaleer de nieuwe versie zonder te wachten om over de talrijke nieuwhigheden die ze brengt te kunnen beschikken. Sommigen zijn belangrijk voor de toekomst omdat ze de deur openen naar nieuwe functionaliteiten die zullen ontwikkeld worden. Indien u alleen de boekhouding gebruikt (versies E) kunt de update gemakkelijk alleen instaleren met de gewoonlijke manier. Indien u de facturatie of het commerciëel beheer (versies H, S) gebruikt is de installatie identiek maar, nadien, raden we u aan na te kijken of de update nauwkeurig is uitgewerkt. Dit wilt zeggen bekijk of het optreden van de oude nummers goed afloopt en dat het volgende nummer ook juist is en het volgende nummer goed na het laatste gebruikte nummer komt. Aarzel niet om hulp aan uw SARAH-kontaktpersoon te vragen. Kijk ook naar het detailleerd uitleg van de veranderingen en nieuwigheden in het document dat toegankelijk is in de functie “Laatste info” van het menu “?” en op onze site (momenteel niet beschikbaar in het Nederlands).

HERRINERING: Indien SARAH in netwerk is, wees zeker dat het helemaal dicht is op alle locale computers alvorens naar de update over te gaan. Nadien zal ieder computer imperatief de update moeten uitvoeren door het voorstel bij het starten aan te nemen, zo niet zal SARAH weigeren te starten.

Kunt u een update downloaden langs de functie “Utils > Update downloaden” van SARAH. Indien u dit wenst, kunt u eveneens het vanaf onze site krijgen door hier te klikken.

Wanneer de update procedure langs de functie van het “Utils” menu gestart is, dan mag ze niet onderbroken worden omdat een protectie veiligheid zal het openen van SARAH onmogelijk maken alvorens de installatie tot een einde is gekomen. Dus indien het downloaden niet volledig is, moet men absoluut de update langs onze site opstarten door hier te klikken.

Hier volgt een herinnering betreffende de procedure van de back-ups daar we beseffen dat deze te vaak niet uitgevoerd worden. Het is natuurlijk zeer belangrijk over een veiligheidskopie van elk dossier te beschikken. Kijk na of het wel het geval is alvorens een update te installeren. In geval van twijfel, aarzel zeker niet om een volledig kopie van de map SARAH te maken. Alhoewel ieder update veel tests heeft ondergaan kan altijd een bijzondere situatie voorkomen die de goede werking van de update hinderen. Het is dan steeds gemakkelijker een oplossing te vinden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van gegevens die voortvloeien uit de niet-toepassing van het voorzorgsbeginsel af. U kunt deze kopie gemakkelijk uitvoeren door de harde schijf die de map SARAH bevat te openen (op de server indien u in een netwerk zit): klik op de map SARAH om hem te selecteren en druk dan tegelijkertijd op de toetsen [CTRL] [C], druk dan op [CTRL] [V] om een kopie te bekomen die “SARAH – Kopie” heet. U kunt deze hernoemen bvb in “SARAH voor dagdatum”. U kunt natuurlijk de kopie naar een andere schijf of USB-stick en het is zelfs aangeraden. In het algemeen, vergeet niet om veiligheidskopieën van uw dossiers regelmatig te doen. De enkele ogenblikken die noodzakelijk zijn voor de functie “Bestand > Bewaren” zullen u misschien lange uren kunnen besparen in geval van probleem.

Opmerking: ondanks de introductie van de nieuwe code voor het update naar versie 7.0; kan het zijn dat bij het opnemen van een dossier het bericht dat vraagt naar een nieuwe code verschijnt, gevolgd door het venster “Gebruiker”. Het is genoeg te bevestigen door het klikken op “Valideren” daar de voorgestelde code de juiste is.

Kort overzicht van de voornaamste nieuwigheden: (hun beschikbaarheid hangt van de gebruikte versie af)

• Nieuwe mogelijkheden en simplificatie van het opsturen per mail van boekhoudkundige en zakelijke documenten in PDF-vorm.
• Nieuwe e-mails categorieën in de bibliotheek die worden gebruikt als basis voor het verzenden van boekhoudkundige en zakelijke documenten in PDF-vorm.
• Mogelijkheid om rechtstreeks een klant/leverancier bij te voegen op basis van een BTW nummer of een ondernemingsnummer dat zelfs aanwezig mag zijn in de Klembord.
• Verbetering van het behandelen van de gegevens die teruggenomen worden bij het nazien van de BTW-nummer of ondernemingsnummer van de VIES site en de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Vereenvoudiging van de procedure voor het openen van onderhoud op afstand met onze ondersteuningsdienst.
• …

Boekhouding

• De nieuwe ADISHARE-service van het ADIBOX-platform maakt het mogelijk om in realtime tussen de klant en zijn boekhouder boekhoudkundige en financiële gegevens te raadplegen en uit te wisselen. Voor meer informatie over de digitalisatie met ADIBOX en zijn abonnement: info@sarah.be en www.adibox.be.
• Verbetering van het verwerken van de gedigitaliseerde XML documenten afkomstig uit ADIBOX.
• Verbetering van het beheer van de scans voor de nummering van documenten en mogelijkheid om ze automatisch te openen in de boekhouding.
• Beschikbaarheid van receptie dozen waarin men documenten kan doen glijden/deponeren die in de boekhouding, op de goede plaats ingevoerd moeten worden.
• Nieuwe coderingsmogelijkheden die vereenvoudiging en verhoging van de invoersnelheid van een document mogelijk maken. Bijvoorbeeld het berekenen van een automatische referentie die het jaar, de dagboekcode en het documentnummer kan bevatten.
• Nieuwe manier van handmatige codering van aankopen en verkopen met parallelle bewaking van documenten die in PDF zijn gescand.
• Talrijke verbeteringen in banklinks voor de geautomatiseerde verwerking van CODA-uittreksels bestanden.
• Maningen aan klanten worden nu ontwikkeld in een tekstverwerkingsvenster voor een meer zorgvuldige lay-out. Klik voor elk niveau en elke taal op de knop “RTF invoeren” om een oude brief om te zetten in het nieuwe formaat.
• De identificatiecode van een dagboek gaat van 2 naar 3 karakters. Uiteraard kunt u uw huidige codes in 2 karakters houden.
• Mogelijkheid om een balans te verkrijgen met alleen niet-nul-saldi.
• De jaarbalansen en de overdracht naar SOFISTA zijn aangepast aan de nieuwste 2020-formaten van de NBB voor de nieuwe WVV-Wetboek.
• Verbetering van de boekhoudkundige verificatiefunctie.
• De eindejaarsafsluiting voegt de klanten en leveranciers toe die afwezig zijn in het nieuwe jaar, naast het controleren van de correspondentie van hun naam en BTW of ondernemingsnummer tussen de twee bestanden.
• …

Commerciëel beheer

• Automatisering van afrondingsbeheer, in overeenstemming met de huidige regelgeving, om munten van 1 en 2 cent op facturen, creditnota’s en toonbankverkopen te elimineren. Afronding is automatisch voor contante betalingen en u kunt besluiten deze uit te breiden tot alle betaalmiddelen, zoals bankkaarten.
• Nieuw beheer van de nummering van facturen en creditnota’s, gedifferentieerd naar de gebruikte dagboek en identiek in boekhouding. De dagboekcode kan het nummer op het document vergezellen.
• Mogelijkheid om een XML-bestand (e-FFF UBL-formaat) van commerciële documenten te maken die PDF’s kunnen vergezellen in e-mailberichten aan klanten en leveranciers.
• PDF-bestanden van zakelijke documenten kunnen een logo en een achtergrondafbeelding bevatten, ondanks het feit dat ze zijn afgedrukt op briefpapier waar deze items moeten worden verwijderd.
• Nieuwe mogelijkheid bij het opmaken van de layout van handelsdocumenten om de gegevens van artikels die tekst bevatten weg te halen.
• De keuze van de standaardprinter voor het afdrukken van commerciële documenten is nu aanpasbaar per gebruiker.
• De artikelnamen worden uitgebreid tot 50 tekens en kunnen ook in het Duits en Engels zijn.
• Vereenvoudigde filtering op artikels die niet op voorraad gedurende de dag of vanaf een bepaalde datum komen, wat het beheer van de aanvulling vergemakkelijkt.
• Mogelijkheid om de klant die is toegewezen aan een factuur of creditnota te wijzigen.
• Het ticket voor een toonbankverkoop kan rechtstreeks bij het coderen per e-mail worden verzonden als de betrokken klant aan de verkoop is gekoppeld en een geldig e-mailadres heeft.
• De totalen van de vertegenwoordigers commissieverklaring zijn gedetailleerder.
• …

Belangrijke informatie voor gebruikers van versies H en S (facturatie):

Algemeen : (versies H, S)

Deze update brengt wijzigingen aan met betrekking tot de nummering van facturen en creditnota’s, maar de onmiddellijke toepassing hangt af van verschillende voorwaarden, afhankelijk van de inhoud van het dossier. Het doel is om meerdere dagboeken te kunnen gebruiken en een documentnummering die op het dagboek volgt. Voorheen werd het factuurnummer apart beheerd van het nummer in het boekhoudboek. We kunnen daarom een ander nummer hebben in boekhouding en facturering, vooral als u het nummer aan het begin van het jaar niet opnieuw op 1 instelt. We zouden natuurlijk het eerste nummer van het dagboek kunnen wijzigen, maar het begon standaard met 1. Vanaf nu zal het nummer in het boekhoudboek altijd hetzelfde zijn als dat van de factuur of creditnota in commercieel beheer en zal het gemakkelijker zijn om een document op te zoeken. De gebruikte dagboekcode wordt altijd gekoppeld aan de factuur of creditnota.

De implementatie van dit nieuwe nummeringsbeheer hangt af van de bijgewerkte map:

• In H-versies is het automatisch en onmiddellijk. Indien nodig worden verkoopdagboek(en) aangemaakt en toegewezen aan bestaande documenten (VE voor facturen en V0 voor creditnota’s). De volgende nummers zijn vast volgens die van de laatste factuur en creditnota (cf. de functie “Verrichtingen > Dagboeken > Verkopen”).
• In S-versies is dit in de meeste gevallen automatisch, maar er moet aan deze twee voorwaarden worden voldaan:
  • Het dagboek moet automatisch worden toegewezen bij het toevoegen van een factuur en een creditnota. Met andere woorden, een dagboekcode moet worden ingevoerd in de secties “Dagboek bij verstek voor de facturen” en “Dagboek bij verstek voor de creditnota’s” op het tabblad “Voorraad” van de “Utils > Parameters> Diversen”;
  • De nummers van de laatste factuur en creditnota komen overeen met die van de documenten in het boekhoudkundig dagboek (zie functie “Varia > Dagboeken”).

In dit geval wordt de dagboekcode ingevuld voor oude facturen en creditnota’s. Aan de andere kant wordt voor elk verkoopdagboek automatisch het gebruik ervan in “Boekhouding” of “Commercieel beheer” bepaald, zolang het maar voor één type document is gebruikt. Als het gebruik niet kon worden bepaald, blijft het bruikbaar in boekhouding en commercieel beheer zoals vroeger.

Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, blijft het dossier in het oude beheer van documentnummers die kunnen verschillen van die in de boekhouding. De nieuwe nummering wordt echter automatisch geactiveerd tijdens de initialisatie, de volgende keer dat een map wordt aangemaakt (nieuw boekjaar). Net als vroeger volgt het nummer het laatste bestaande document, ongeacht het dagboek. In de praktijk zullen de meeste gebruikers geen verschil zien bij het invoeren van een nieuw document. Aan de andere kant, bij wijziging en duplicatie, als de keuze van het dagboek wordt gevraagd, bevestigt dit dat het dossier niet kon worden gemigreerd in het nieuwe beheer. Ondanks alles, is het aangeraden om zo snel mogelijk naar dit nieuwe management over te stappen om van alle nieuwe functies van SARAH 7.0 te kunnen profiteren. Aarzel niet om contact op te nemen met uw gebruikelijke contactpersoon bij de ondersteuningsdienst, die uw situatie kan bestuderen en u kan adviseren over deze migratie.

Algemeen : (versies H, S)

Het bijwerken van een dossier voegd zoveel mogelijk bij de identificatiegegevens van de oude betalingen gekoppeld aan handelsdocumenten om te voldoen aan het nieuwe beheer. Er kunnen echter bijzonderheden zijn die de identificatie van de link tussen de verschillende gegevens verhinderen. Om deze reden raden we u aan om een ​​oud handelsdocument te wijzigen dat vergezeld gaat met een betaling. Of let in ieder geval tijdens een wijziging op de bedragen die in de financiële dagboeken worden voorgesteld en controleer na validatie of de historiek van de klant correct is zonder dubbele betaling. Als een oude betaling niet aan het document kon worden gekoppeld, kon deze tijdens de wijziging niet worden geannuleerd. Indien dit het geval is, moet een correctie worden aangebracht met een diverse verrichting of financiële transactie in de boekhouding. In sommige gevallen, om de betaling van een document te corrigeren, kan een oplossing zijn om het document in twee fasen te wijzigen: verwijder eerst de betalingen, valideer en lever tenslotte de juiste betalingen uit.

(De details van de nieuwigheden zijn momenteel niet beschikbaar in het Nederlands)